Viele Unternehmen stehen vor der Aufgabe, eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die Recherche im Netz bringt schnell Musterverfahrensdokumentationen als vermeintlich schnelle Lösung hervor. Doch gerade für kleine und mittlere Unternehmen können sich hinter diesen Mustern zahlreiche Fallstricke verbergen, die im Zweifel teuer werden können. Nur wer die Anforderungen wirklich versteht und individuell auf sein Unternehmen anwendet, ist vor bösen Überraschungen bei der nächsten Betriebsprüfung geschützt.
Musterverfahrensdokumentationen: Guter Start oder gefährlicher Holzweg?
Unternehmen, die sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation beschäftigen, werden auf vielfach verfügbare Musterverfahrensdokumentationen stoßen. Diese kostenlosen oder günstigen Vorlagen, etwa von Verbänden oder Kammern, behandeln meist Teilbereiche wie Belegablage, Kassenführung oder das ersetzende Scannen von Dokumenten – Themen, die für die GoBD zwar relevant, aber in den Mustern auf bestimmte Geschäftsbereiche beschränkt sind.
- Bereiche wie Onlinehandel, E-Mail-Archivierung, die Abwicklung komplexer Geschäftsvorfälle oder branchenspezifische Besonderheiten werden darin kaum oder gar nicht abgedeckt.
- Musterverfahrensdokumentationen sind in ihrer Sprache und ihrem Aufbau meist sehr allgemein gehalten und erfordern viel Interpretationsspielraum bei der Übertragung auf das eigene Unternehmen.
Dadurch entsteht das trügerische Gefühl, mit wenig Aufwand eine vollständige und prüfungssichere Dokumentation zu besitzen – ein fataler Irrtum, wie die Praxis immer wieder zeigt.
Vor- und Nachteile im Überblick
Vorteile von Musterverfahrensdokumentationen:
- Kostenlos oder sehr günstig verfügbar
- Schneller Einstieg und grobe Orientierung möglich
- Ermöglichen eine erste Strukturierung des Themas
Nachteile und Risiken:
- Decken nur Teilbereiche ab: Über 100 Seiten Muster bringen nichts, wenn für Ihr Unternehmen wichtige Prozesse nicht abgebildet werden
- Hoher Anpassungsaufwand: Sie müssen das Muster Schritt für Schritt selbst an Ihre Gegebenheiten anpassen – es entsteht erheblicher Zeitaufwand
- Keine Prüfungssicherheit: Fehlerhafte, unvollständige oder veraltete Dokumente genügen bei der Betriebsprüfung nicht den GoBD-Anforderungen
- Keine Aktualisierung: Gesetzliche Änderungen müssen Sie selbst im Blick behalten und Änderungen in Ihr Dokument einpflegen
- Motivationskiller: Das Ausfüllen und Pflegen eines 100-Seiten-Word-Dokuments ist für Ihr Team meist eine lästige Aufgabe
Wer angesichts dieser Nachteile feststellt, dass am Ende trotzdem viel Arbeit übrig bleibt, sollte jetzt über eine professionelle Lösung nachdenken.
Fordern Sie jetzt Ihr kostenloses Angebot bei VerfahrensDoku24 an!
Betriebsprüfung & GoBD: Die versteckten Risiken der Schubladen-Lösung
Gerade bei steuerlichen Betriebsprüfungen kann sich die Nutzung von Musterdokumentationen als riskant erweisen. Die GoBD verlangt eine individuelle, genau auf die tatsächlichen Prozesse Ihres Betriebs zugeschnittene Dokumentation. Prüfer erwarten, dass jede Beschreibung stimmig und plausibel zum Tagesgeschäft passt. Standardisierter Mustertext erfüllt dieses Kriterium so gut wie nie.
- Fehlt im Muster die Beschreibung wichtiger digitaler Schnittstellen oder interner Kontrollmechanismen, riskieren Sie die Verwerfung Ihrer Buchführung
- Nicht dokumentierte Änderungen von Software, Abläufen oder Zuständigkeiten können im schlimmsten Fall zu Zuschätzungen und steuerlichen Nachteilen führen
- Die Verantwortung für Aktualität und Vollständigkeit liegt bei Ihnen – Fehler werden im Nachhinein immer Ihnen angelastet
Die Hoffnung auf Rechtssicherheit mit einer schnellen Musterlösung ist also trügerisch – die Kosten für eine ungenügende Verfahrensdokumentation werden oftmals erst bei der nächsten Prüfung sichtbar.
Vorgefertigte Softwarelösungen und Tools: Dasselbe Problem in „schick“
Einige Anbieter locken mit Softwarelösungen, die auf die bekannten Musterverfahrensdokumentationen aufsetzen. Die Nutzer werden digital „durchgeklickt“ – am Ende steht dennoch oft ein generisches Dokument, das die individuellen Besonderheiten Ihres Geschäfts vernachlässigt. Auch diese Tools fordern von Ihnen Eigeninitiative, Expertenwissen und Zeit. Der angerichtete Schaden bei GoBD-Lücken ist derselbe wie bei klassischen Papiermustern.
Der Full-Service von VerfahrensDoku24: So sieht echte Entlastung und Rechtssicherheit aus
Im Gegensatz zu Musterdokumentationen und digitalen Vorlagen erarbeiten wir von Easyway IT GmbH mit dem Service VerfahrensDoku24 maßgeschneiderte, GoBD-konforme Verfahrensdokumentationen. Wir gehen auf Ihre branchenspezifischen Prozesse, Besonderheiten und Zukunftspläne exakt ein.
Ihre Vorteile mit VerfahrensDoku24 auf einen Blick:
- Keine 08/15-Vorlage, sondern individuelle Analyse und Erfassung aller relevanten Geschäftsprozesse
- Dokumentation, die exakt Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise entspricht und alle Schnittstellen (z. B. Onlinehandel, DMS, Faktura, Kassenlösungen) berücksichtigt
- Regelmäßige, proaktive Aktualisierung bei rechtlichen oder technischen Änderungen
- Permanente Rechtssicherheit – kein böses Erwachen bei der Betriebsprüfung
- Automatisierte Erinnerungen und Nachpflege, falls sich interne Abläufe ändern
- Entlastung Ihrer Mitarbeitenden – wir übernehmen die gesamte Projektdurchführung und sorgen für eine motivierte, strukturierte Einführung
- Zugesicherte Verfügbarkeit und revisionssichere Ablage Ihrer Dokumentation
Praxisbeispiel: So kann’s gehen – statt Papiermonster oder Tool-Frust
Ein mittelständischer Onlinehändler nutzte zunächst eine Musterverfahrensdokumentation, musste jedoch bei der ersten GoBD-Prüfung feststellen, dass viele relevante Teilbereiche fehlten. Nach wiederholten Nachbesserungen beauftragte er VerfahrensDoku24. Ergebnis: Ein vollständiges, individuelles Dokument – und der Prüfer war voll des Lobes für die professionelle Darstellung der tatsächlichen Abläufe. Die interne Sorge vor der nächsten Prüfung war beiseite geräumt.
Fazit: Template oder Full-Service? Die Entscheidung für echten Mehrwert
Je komplexer Ihre Abläufe, desto ungeeigneter sind Standardmuster. Verfahrensdokumentation ist kein Selbstzweck, sondern schützt Ihr Unternehmen nachhaltig vor Risiken und Nachteilen.
- Muster und Standardsoftware sparen zunächst Zeit und Geld – können aber im Nachhinein sehr teuer werden
- Wer Sicherheit, Komfort und dauerhafte Entlastung will, entscheidet sich für die individuelle, professionelle Verfahrensdokumentation mit VerfahrensDoku24
- So meistern Sie auch künftige Prüfungen – und können sich aufs Tagesgeschäft konzentrieren
Sie möchten Ihre Dokumentation GoBD-konform und zukunftssicher gestalten? Jetzt unverbindlich anfragen und Kosten kalkulieren!
Bei Fragen steht Ihnen das Team von Easyway IT GmbH unter +49 7181 4921961 zur Verfügung.
