Aufbewahrungspflichten & Verfahrensdokumentation: Risiken und Vorteile optimierter Prozesse

Jede unternehmerische Tätigkeit in Deutschland erzeugt eine Vielzahl an geschäftlichen Dokumenten – und diese sind in der Regel nicht nur aufzubewahren, sondern müssen nach strengen, gesetzlich geregelten Anforderungen gehandhabt werden. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und den komplexer werdenden Geschäftsprozessen steigt auch die Herausforderung, relevante Unterlagen rechtskonform, sicher und dauerhaft verfügbar aufbewahren zu können. Besonders relevant wird das Thema für Unternehmen durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Die Qualität der Verfahrensdokumentation entscheidet dabei letztlich über Compliance, Effizienz und Rechtssicherheit ihres Unternehmensalltags.

Die allgemeinen Aufbewahrungspflichten: Wer ist betroffen und warum?

Alle Unternehmen – vom Einzelunternehmer über den Freiberufler bis hin zur GmbH – stehen spätestens beim ersten Kontakt mit dem Finanzamt oder bei Betriebsprüfungen vor der Aufgabe, zentrale Geschäftsunterlagen sicher, ordentlich und fristgerecht zu archivieren. Die häufigsten Fragen aus der Praxis lauten daher: Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden, wie lange und in welcher Form? Die Antwort liegt in den §§ 257 HGB und 147 AO: Während Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Rechnungen und Buchungsbelege für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, gilt für Handels- und Geschäftsbriefe, Frachtbriefe und Geschenknachweise meist eine Frist von sechs Jahren. Erstellt und empfangen werden, müssen diese Dokumente prinzipiell entsprechend aufbewahrt werden – dabei spielt die Form (Papier, digital oder hybrid) eine entscheidende Rolle.

Herausforderungen der digitalen Archivierung: Warum jedes Unternehmen betroffen ist

Mit der Digitalisierung vieler Unternehmensprozesse verschieben sich die Herausforderungen von der Ablage im Aktenschrank hin zum Dokumentenmanagement. Die GoBD schreiben vor, dass digitale Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert, vollständig und ordnungsgemäß abrufbar sein müssen. Das klingt einfach – birgt in der Praxis aber große Risiken:

• Medienbrüche und Formatwechsel: Werden Papierbelege eingescannt und anschließend vernichtet, muss garantiert werden, dass die Digitalisierung dem Original entspricht und keine inhaltlichen Änderungen vorgenommen werden.
• Unveränderbarkeit & Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung (auch bei digitalen Belegen) muss nachvollziehbar dokumentiert werden – sonst droht im Ernstfall der Vorwurf, Unterlagen seien manipuliert worden.
• Dateiformate und Langzeitarchivierung: Unternehmen müssen gewährleisten, dass Dokumente auch in 10 oder mehr Jahren noch lesbar sind – das erfordert regelmäßige Migration und Überprüfung von Archivdateien und -formaten.

Zwar bieten viele Softwarelösungen für die Buchhaltung oder das Dokumentenmanagement Standardschnittstellen, aus Praxisperspektive entstehen jedoch häufig Lücken bei der Umsetzung der zentralen GoBD-Prinzipien. Verlassen Sie sich nicht auf die Theorie kurzer Klickanleitungen: Entscheidend ist, wie die Systeme im Unternehmensalltag tatsächlich genutzt werden.

Digitale Aufbewahrung und Beweiskraft: Fallstricke lauern überall

Die GoBD verlangen nicht nur die Aufbewahrung, sondern fordern auch, dass alle Schritte dokumentiert werden. Hier lauern besonders gefährliche Fallstricke:

• Elektronische Kontoauszüge dürfen nicht nur ausgedruckt werden, sondern müssen als digitales Original archiviert werden.
• Eine Umwandlung maschinell lesbarer Daten (z. B. ERP-Exportdaten, Journaldaten etc.) in statische Formate wie PDF ist oft unzulässig, da dadurch die maschinelle Auswertbarkeit verloren geht.
• Nicht nur steuerliche, sondern auch datenschutzrechtliche Anforderungen (DSGVO / Löschfristen) stellen Unternehmen vor Dilemmata, wenn unterschiedliche Fristen gelten.

Fehler in diesen Prozessen führen dazu, dass im Prüfungsfall Unterlagen nicht anerkannt werden. Im schlimmsten Fall drohen Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen – mit oft gravierenden finanziellen Auswirkungen.

Verfahrensdokumentation: Das Kernstück Ihrer GoBD-Konformität

Ohne eine sauber strukturierte Verfahrensdokumentation riskieren Sie, dass Ihr gesamtes Dokumentenmanagement – und damit Ihre Aufbewahrung – im Ernstfall als lückenhaft oder unzureichend bewertet wird. Doch Vorsicht: Die Erstellung einer belastbaren Verfahrensdokumentation erfordert weit mehr als nur das Ausfüllen einer Vorlage oder das Klick-durcharbeiten einer Standardsoftware.

Die GoBD verlangen, dass jede Verfahrensdokumentation folgende Bestandteile umfassen muss:

• Eine allgemeine Beschreibung des Unternehmens und seiner IT-gestützten Prozesse
• Detaillierte Anwenderdokumentationen der eingesetzten Systeme
• Eine technische und organisatorische Systemdokumentation
• Angaben zu Verantwortlichkeiten, Prozessabläufen, Rechte- und Rollenkonzepten
• Doku zu Archivierungs- und Datensicherungsmaßnahmen
• Ein regelmäßiges Aktualisierungs- und Kontrollkonzept

In der Praxis werden jedoch viele Verfahrensdokumentationen nur aus Sicht der IT oder ausschließlich aus der Perspektive der Buchhaltung erstellt. Damit fehlt der ganzheitliche Blick – und genau dieser wird in der Prüfung verlangt.

Warum Vorlagen und Softwarelösungen oft nicht ausreichen

Viele Unternehmen greifen angesichts der Komplexität gerne zu schnellen Lösungen: Vorgefertigte Vorlagen, automatisierte Generierungstools oder günstige Standardprodukte. Was zunächst praktisch klingt, wird meist zum Bumerang:

• Vorlagen spiegeln meist nur allgemeine Prozessbeschreibungen wider. Die individuellen Besonderheiten Ihres Unternehmens bleiben unberücksichtigt.
• Automatisierte Tools erfassen oft nicht die relevanten Schnittstellen, Prozesse und Risiken, die für eine Betriebsprüfung entscheidend sind.
• Ein fehlender Anpassungsgrad führt dazu, dass die Verfahrensdokumentation die tatsächlichen Abläufe in Ihrem Unternehmen nicht abbildet – ein entscheidender Mangel bei Prüfern!
• Wird die Dokumentation nicht regelmäßig und fachübergreifend (z. B. IT, Buchhaltung, Datenschutz) überprüft und gepflegt, verliert sie schnell ihre Gültigkeit.

Ein klarer Nachteil: Viele Unternehmen sind sich gar nicht bewusst, dass eine „von der Stange gelieferte“ Verfahrensdokumentation genau diesen Fehlerquellen Tür und Tor öffnet. Die Konsequenz: Unsicherheit bei Betriebsprüfungen und ein hohes Risiko finanzieller und organisatorischer Schäden.

So lösen Sie das Dilemma: Maßgeschneiderte Verfahrensdokumentation mit Easyway-IT & VerfahrensDoku24

Die Praxis zeigt, dass eine fundierte, individuell erstellte Verfahrensdokumentation nicht nur Ihre Ordnungspflichten sichert, sondern auch Prozesse transparent macht und interne Abläufe effizienter aufstellt. Mit unserem Service VerfahrensDoku24 erhalten Sie:

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• Detaillierte, verständliche und regelmäßig wartbare Dokumentationen, die im Prüfungsfall bestehen
• Permanente Aktualisierung und Anpassung bei Änderungen der