Digitalisierung ist in aller Munde – und kaum ein Thema steht so sehr im Fokus wie das papierlose Büro. Doch viele Unternehmen, besonders kleine und mittlere Betriebe, stehen dabei vor enormen Herausforderungen: Wie lässt sich die Masse an Papier, die im betrieblichen Alltag anfällt, rechtssicher und effizient digitalisieren? Und noch wichtiger – wie integriert man das ersetzende Scannen sauber in die eigene Verfahrensdokumentation, um spätere Beanstandungen bei Prüfungen zu vermeiden?
Warum ist das ersetzende Scannen so wichtig?
Es reicht längst nicht mehr, Papierbelege irgendwie einzuscannen und dann das Original zu entsorgen. Wer steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen ernst nimmt – und keine chaotischen Ablageflächen riskieren will – muss digitale Prozesse rechtssicher gestalten. Das Zauberwort heißt „ersetzendes Scannen“: Hierbei werden Papierdokumente nach vorgeschriebenen Standards digitalisiert und anschließend vernichtet – die digitale Version ersetzt dann das Original.
Klingt einfach, ist es aber nicht. Denn bereits kleine Fehler im Ablauf können fatale Folgen haben: Unvollständige Scans, unzureichende Nachbearbeitung oder fehlende Protokolle führen nicht nur zu Stress bei der nächsten Betriebsprüfung, sondern bergen das Risiko, dass Belege nicht anerkannt werden und die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ins Wanken gerät.
Die rechtlichen & technischen Anforderungen: TR RESISCAN & GoBD
Grundlage für das ersetzende Scannen ist in Deutschland die Technische Richtlinie BSI TR-03138 (Resiscan) sowie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Die wichtigsten Anforderungen im Überblick:
- Organisatorische Maßnahmen: Wer ist im Unternehmen für das Scannen verantwortlich? Gibt es klare Vertretungsregelungen – und ist der Ablauf genau dokumentiert?
- Technische Sicherheit: Die genutzten Geräte müssen für beweiswerterhaltende Scans geeignet sein (z. B. min. 300 dpi, Farbtiefe von 24 Bit). Moderne Multifunktionsgeräte und zertifizierte Scanner sind hier Standard.
- Integritätssicherung: Die Unveränderbarkeit der Digitalisate muss sichergestellt werden, z. B. durch Hashwerte oder digitale Signaturen. Besonders sensible Dokumente benötigen möglicherweise zusätzliche Schutzmechanismen.
- Protokollierung und Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt – vom Eingang des Dokuments, über das Scannen, die Nachbearbeitung, Integritätssicherung bis hin zur Vernichtung des Originals – muss lückenlos dokumentiert werden.
- Beweiswerterhaltende Aufbewahrung: Auch digitale Dokumente unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierdokumente – und müssen jederzeit im Originalformat vorgelegt werden können.
Fehlt einer dieser Bausteine, droht Ärger bei einer steuerlichen Außenprüfung.
„Stolperfallen“ & typische Fehlerquellen beim ersetzenden Scannen
Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand und die Sorgfalt, die beim ersetzenden Scannen notwendig sind. Zu den größten Fehlerquellen gehören:
- Unvollständige oder unsaubere Scans: Fehlende Seiten, schlechte Lesbarkeit oder nicht erfasste Notizen können schlimme Folgen für die Nachweisbarkeit haben.
- Falsches Dateiformat: Monochrome Scans verweigern oft die Abbildung wichtiger farbiger Angaben wie Stempel oder Blaustifteinträge. Auch die Wahl des falschen Formats (z. B. kein PDF/A) kann die Archivierung erschweren.
- Schlechte Prozessbeschreibung: Wer bei der Verfahrensdokumentation Abkürzungen nimmt oder zentrale Aspekte vergisst, kann insbesondere bei den immer häufigeren digitalen Betriebsprüfungen unangenehme Überraschungen erleben.
- Mangelnde Nachbearbeitung: Scanner ziehen öfter mal zwei Blätter ein. Wer dies nicht bemerkt und kontrolliert, riskiert Lücken in der digitalen Ablage.
- Fehlende Kontrolle: Ohne Vier-Augen-Prinzip oder regelmäßige Prüfungen schleichen sich Fehler ein, die im Zweifel erst Jahre später auffallen.
Nicht alles darf vernichtet werden!
Achtung: Nicht jedes Papierdokument darf nach dem Scan geschreddert werden! Folgende Unterlagen müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden:
- Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
- Zollanmeldungen
- Notarielle Verträge und Urkunden
- Dokumente mit Wasserzeichen oder besonderen Sicherheitsmerkmalen
- Belege mit originaler Unterschrift
Hier hilft nur: im Zweifel fachkundig prüfen (lassen) – und auch für diese Ausnahmefälle eine saubere Verfahrensdokumentation anlegen!
Wie kommt das ersetzende Scannen in die Verfahrensdokumentation?
Das ersetzende Scannen gehört als eigener Prozessblock in jede professionelle Verfahrensdokumentation. Um allen Anforderungen gerecht zu werden, sind umfassende Beschreibungen und klare Prozesse unerlässlich:
- Beschreibung des Scanprozesses von A bis Z
- Zuständigkeiten benennen (wer scannt? Wer prüft?)
- Technische und organisatorische Maßnahmen erläutern
- Risikoanalyse und Maßnahmen gegen Fehler/Manipulationen darlegen
- Nutzung und Überprüfung der Archivierung inkl. Rechteverwaltung
Fehlt eine professionelle und umfassende Beschreibung, wird die nächste Betriebsprüfung schnell zum Stressfaktor.
Aktuelle Trends und Herausforderungen für Unternehmen
2024/2025 gewinnen Automatisierung und Künstliche Intelligenz im Scanprozess weiter an Bedeutung. OCR-Technologien (Texterkennung) werden zuverlässiger, mobile Scans per App verbreiten sich zunehmend – aber: Gerade bei „DIY-Lösungen“ treten regelmäßig Compliance-Verstöße auf, weil technische Ansprüche (z. B. Auflösung oder Farbtiefe) unterschätzt werden.
KMU stehen vor besonderen Herausforderungen: Kostendruck, fehlendes Fachwissen und begrenzte personelle Ressourcen erschweren den Aufbau sicherer Prozesse. Wer hier auf selbstgebastelte Lösungen oder Vorlagen aus dem Netz setzt, verliert schnell den Überblick und produziert ungewollt Risiken statt Lösungen.
Vorlagen und Software-Tools: Nur scheinbar die einfache Lösung …
Es klingt verführerisch: Im Internet kursieren zahlreiche Muster-Verfahrensdokumentationen zum Download, und auch Anbieter von Scansoftware bewerben „GoBD-konforme Komplettlösungen“.
Doch in der Praxis zeigen sich schnell die Grenzen solcher Angebote:
- Standardisierte Vorlagen: Sie bilden meist nur allgemeine Prozesse ab und sind für individuelle Unternehmenssituationen selten passgenau. Prüfer erkennen Kopien oder übernommene Formulierungen schnell – und monieren fehlende Individualisierung.
- Software-Tools zur Selbstbedienung: Sie erleichtern einzelne Arbeitsschritte, aber die vollumfängliche Verfahrensdokumentation bleibt weiterhin Chefsache – und ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Zudem erfordert auch das beste Tool ständiges Nachhalten der aktuellen Rechtslage und die kontinuierliche Anpassung der beschriebenen Prozesse.
Keine Vorlage, keine Software kann Ihnen die individuelle Verantwortung für Ihr Unternehmen abnehmen – Fehler bei der Dokumentation können teuer werden.
Besser: Verfahrensdokumentation als Service vom Profi!
Die Anforderungen an Digitalisierungsprojekte, insbesondere beim ersetzenden Scannen, wachsen stetig. Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren enorm, wenn erfahrene Experten die individuelle Verfahrensdokumentation erstellen – inklusive lückenloser Darstellung aller Risiken, Maßnahmen und Besonderheiten.
Warum ist der Service von VerfahrensDoku24 der beste Weg?
- Individuelle Analyse: Wir durchleuchten Ihre bestehenden Prozesse und passen die Dokumentation exakt auf Ihr Unternehmen an.
- Fachkundige Begleitung: Unsere Experten unterstützen bei jedem Schritt der Digitalisierung – von der Prozessaufnahme bis zur Einbindung der passenden technischen Lösungen.
- Fortlaufende Pflege: Die Verfahrensd
