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Gesetzliche Grundlage für Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden zum einen im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und zum anderen steuerrechtlich in der Abgabeordnung (AO). Wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen, ist im HGB geregelt. Beispielsweise wird darin zwischen sechs und zehn Jahren entschieden. Für welche Art von Dokument welche Frist gilt, wird in der AO geregelt, falls das HGB darüber noch keine vollständige Aussage getroffen hat. In welcher Form bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen, also ob im Original, digital oder als Kopie, ist ebenfalls in der AO festgehalten.

Aufbewahrungsfristen einhalten

Wichtig ist, dass diese Aufbewahrungsfristen eingehalten werden, denn wenn das Finanzamt die Vorlage eines entsprechenden Papiers oder Daten fordern sollte, die nicht vorgelegt werden können, kann das Finanzamt die Steuern schätzen. Das kann zu einem erheblich höheren Steueraufkommen führen, als es eigentlich angefallen wäre. Zusätzlich sind Bußgelder, aufgrund der Pflichtverletzung der Aufbewahrung der Dokumente, keine Seltenheit. Es kann Sie sogar noch härter treffen. Wenn Ihnen zur Last gelegt wird, dass Sie bestimmte Unterlagen vorsätzlich vernichtet haben und diese in Zusammenhang mit einer Insolvenzstraftat gestellt wird, ist die Verletzung der Aufbewahrungspflicht ein Straftatbestand.

Sie wollen mehr über die Aufbewahrung von Belegen und mögliche Ausgestaltung Ihrer Prozesse wissen? Kommen Sie auf uns zu - wir beraten Sie gerne.

Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren:

• Alle steuerrelevanten Unterlagen, die nicht unter der Aufbewahrungsfrist für zehn Jahre genannt sind.
• Geschäftliche Korrespondenz, die entweder empfangen oder auch versendet wurde.

Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren:

• Buchungsbelege jeglicher Art
  - Rechnung
  - Gutschrift
  - Lohn- und Gehaltsabrechnung
  - Kassenbericht
  - Eigenbeleg
  - Reisekostenabrechnung
  - Steuerbescheid
  - Scheck
  - Gebühren- und Abgabenbescheid
  
• Auftragsdokumente
• Lieferscheine
• Lagerberichte
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Handelsbücher

Wann beginnt und wann endet die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende eines Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. die Bilanz oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Bei Geschäfts- oder Handelsbriefen zählt das Jahr des Zu- bzw. Abgangs und bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes.

Beispiel: Der Jahresabschluss des Jahres 2019 wurde erst im Juni 2020 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt somit erst am 31. Dezember 2020 und endet am 31. Dezember 2030. Die Unterlagen dürfen dadurch folglich erst ab dem 1. Januar 2021 vernichtet werden.

Was muss bei der Aufbewahrung von Dokumenten beachtet werden?

1. Lesbarkeit: Dabei ist vor allem darauf zu achten, dass die Dokumente, egal in welcher Form diese aufbewahrt werden, dauerhaft für die Zeit der Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Um das sicherzustellen, müssten beispielsweise Tankbelege, die auf Thermopapier gedruckt sind, kopiert werden und zusammen mit dem Originalbeleg aufbewahrt werden.
2. Strukturierte Ablage: Die abgelegten Dokumente müssen immer geordnet aufbewahrt werden. Das ermöglicht einem externen Dritten Betriebsprüfung in einem angemessenen zeitlichen Rahmen durchzuführen.
3. Aufbewahrung in Deutschland: Ihre Dokumente, egal ob digital oder analog, müssen in Deutschland aufbewahrt werden. Nur mit bestimmten Sondergenehmigungen des Finanzamtes ist es erlaubt, Dokumente außerhalb des Landes aufzubewahren, beispielsweise auf ausländischen Servern.
4. Schutz der Dokumente: Es müssen alle geeigneten Maßnahmen ergriffen werden, um Ihre Dokumente optimal schützen zu können. Dazu gehören Maßnahmen wie Einbruchsschutz, Brandschutz, Schutz vor Wasserschäden, redundante Speicherung, etc.

Wie sieht die Aufbewahrung von digitalen Dokumenten konkret aus? Wie kann das Ersetzende Scannen umgesetzt werden? Nähere Informationen dazu, finden Sie hier.