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Immer wieder kommt es vor, dass eine Technische Sicherheitseinrichtung in einem Kassensystem ausfällt. Doch was ist bei solch einem Ausfall der TSE zu tun?

Diese Ausfallursache muss unverzüglich behoben werden und Maßnahmen zur Beseitigung getroffen werden, sodass die steuerlichen Anforderungen schnellstmöglich wieder eingehalten werden können.

1. Diese Ausfallursache muss unverzüglich behoben werden und Maßnahmen zur Beseitigung getroffen werden, sodass die steuerlichen Anforderungen schnellstmöglich wieder eingehalten werden können.
   
   Hinweis: Die Belegausgabepflicht besteht weiter, solange es nicht zu einem vollständigen Ausfall des Kassensystems kommt oder zum Ausfall von Druck- oder Übertragungseinheiten. Würde nur die Druck- oder Übertragungseinheit ausfallen, müsste das Kassensystem trotzdem weiterhin genutzt werden.
2. Die Ausfallzeiten und der Ausfallgrund müssen dokumentiert werden.
   a. Ggf. werden diese Ausfallzeiten vom elektronischen Aufzeichnungssystem der Kasse selbst automatisch dokumentiert (kann beim Hersteller oder Händler angefragt werden).
   
   b. Wird das elektronische Aufzeichnungssystem ohne funktionsfähige TSE weiter betrieben, muss dies auf dem Beleg ersichtlich sein. Es muss sichergestellt sein, dass gewährleistet ist, dass der Beleg bspw. ohne Transaktionsnummer oder durch sonstige eindeutige Kennung ausgegeben wird.
   
   c. Es muss in der Verfahrensdokumentation festgehalten sein, wie in solch einem Falle gehandelt wird.

Die Schritte dienen dazu, um einen manipulationsfreien Übergangszeitraum zu schaffen, bis das Kassensystem inklusive der TSE wieder einwandfrei funktioniert.

Sie haben Fragen hierzu oder möchten diesen Themenbereich in Ihre Verfahrensdokumentation integrieren?

Rufen Sie uns gerne unter 07021 9987039 an.

Nach dem Urteil des Finanzgerichts Münster (Urteil vom 29. April 2021, Az. 1 K 2214/17 E,G,U,F) ist diese Frage mit einem nein zu beantworten. Allerdings muss eine bestimmte Bedingung erfüllt sein. Die Belege müssen dafür in geordneter Form vorliegen.

Der Fall: Die Inhaberin eines Irish Pubs ermittelt ihren Gewinn durch Bilanzierung. Sie verwendet für die Erfassung ihrer Bareinnahmen eine elektronische Registrierkasse. Die ausgewiesenen Einnahmen ihres Z-Bons übertrug sie in eine Excel-Tabelle, um den täglichen Soll- und Ist-Bestand der Kasse abzugleichen. In dieser Tabelle wurden auch Einnahmen von Sonderveranstaltungen im Außenbereich erfasst, bei denen teilweise auf eine offene Ladenkasse zurückgegriffen wurde. Kassenberichte wurden darüber hinaus nicht erstellt.

Reaktion bei der Betriebsprüfung: die Verwendung der Excel-Tabelle wurde beanstandet, was zur Schätzung der Einnahmen führte (der Betrag: > 15.000 EUR). Grund: die Tabelle sei jederzeit änderbar und erfüllt somit nicht die Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung.

Das Urteil: Nachdem die Pubbesitzerin Klage einreichte, gab das Finanzgericht Münster ihrer Klage überwiegend statt. Es wurde entschieden, dass die Buchführung und die Aufzeichnungen für die offene Ladenkasse ordnungswidrig sind und zur Schätzung berechtigen, was aber nicht automatisch auch für das elektronische Kassensystem gilt.

Die Buchführung und die Aufzeichnungen der elektronischen Kassen seien nicht zu beanstanden, da durch die geordnete Ablage unveränderlicher Belege die Einnahmen und Ausgaben festgehalten werden können. Dass also für den täglichen Kassensturz eine Excel-Tabelle als Hilfsmittel hinzugezogen wird, widerspricht nicht den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung.