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Immer wieder kommt es vor, dass eine Technische Sicherheitseinrichtung in einem Kassensystem ausfällt. Doch was ist bei solch einem Ausfall der TSE zu tun?

Diese Ausfallursache muss unverzüglich behoben werden und Maßnahmen zur Beseitigung getroffen werden, sodass die steuerlichen Anforderungen schnellstmöglich wieder eingehalten werden können.

1. Diese Ausfallursache muss unverzüglich behoben werden und Maßnahmen zur Beseitigung getroffen werden, sodass die steuerlichen Anforderungen schnellstmöglich wieder eingehalten werden können.
   
   Hinweis: Die Belegausgabepflicht besteht weiter, solange es nicht zu einem vollständigen Ausfall des Kassensystems kommt oder zum Ausfall von Druck- oder Übertragungseinheiten. Würde nur die Druck- oder Übertragungseinheit ausfallen, müsste das Kassensystem trotzdem weiterhin genutzt werden.
2. Die Ausfallzeiten und der Ausfallgrund müssen dokumentiert werden.
   a. Ggf. werden diese Ausfallzeiten vom elektronischen Aufzeichnungssystem der Kasse selbst automatisch dokumentiert (kann beim Hersteller oder Händler angefragt werden).
   
   b. Wird das elektronische Aufzeichnungssystem ohne funktionsfähige TSE weiter betrieben, muss dies auf dem Beleg ersichtlich sein. Es muss sichergestellt sein, dass gewährleistet ist, dass der Beleg bspw. ohne Transaktionsnummer oder durch sonstige eindeutige Kennung ausgegeben wird.
   
   c. Es muss in der Verfahrensdokumentation festgehalten sein, wie in solch einem Falle gehandelt wird.

Die Schritte dienen dazu, um einen manipulationsfreien Übergangszeitraum zu schaffen, bis das Kassensystem inklusive der TSE wieder einwandfrei funktioniert.

Sie haben Fragen hierzu oder möchten diesen Themenbereich in Ihre Verfahrensdokumentation integrieren?

Rufen Sie uns gerne unter 07021 9987039 an.

Was ist das Ersetzende Scannen?

Belege in Papierform werden eingescannt, digital archiviert und im Anschluss wird der Papierbeleg vernichtet. So die Theorie. Doch was so einfach klingt, ist komplex in der Umsetzung. Die Papierbelege dürfen nicht einfach so vernichtet werden. Es müssen dafür bestimmte Anforderungen erfüllt werden:

• Der Beweiswert eines Dokuments muss erhalten bleiben. Alle Dokumente und die damit einhergehenden Informationen, die in ein Archiv überführt werden, sind nicht nur für die Besteuerung relevant, sondern können im Zweifel auch als Gegenstand in einem Gerichtsverfahren herangezogen werden. Es muss also unbedingt verhindert werden, dass durch die Vernichtung des Originaldokuments die Beweissituation nicht verschlechtert wird.
• Es muss ein Prozess im Unternehmen für das Ersetzende Scannen etabliert werden. Dabei müssen konkrete Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen festgelegt werden, um sicherzustellen, dass das Digitalisat dem Originaldokument entspricht.
• Für den oben genannten Prozess wird eine ausführliche Verfahrensdokumentation benötigt.
• Die Digitalisate müssen dauerhaft (über die Aufbewahrungsfrist von meist 10 Jahren) auf Datenträgern gespeichert werden. Die Dokumente müssen dann unmittelbar und jederzeit reproduzierbar zur Verfügung stehen. Der Einsatz eines DMS (Dokumenten-Management-Systems) ist an dieser Stelle auf jeden Fall sinnvoll.

Nachteile des Ersetzenden Scannens?

• Anschaffung (teurer) Hardware. Anforderungen: hohe Geschwindigkeit beim Scannen, Lösung für das Erkennen von ein- und mehrseitigen Belegen, Einstellung von festen Scanprofilen.
• Regelmäßige Schulungen für Mitarbeitende.
• Strikte Einhaltung von festgelegten Unternehmensprozessen und Kontrollmechanismen.
• Erstellung einer sehr umfangreichen und detaillierten Verfahrensdokumentation.
• Nicht zu 100 % rechtssicher, dass Belege im Anschluss vernichtet werden. Das wird aber erst im Falle einer Betriebsprüfung bemerkt, die erst dann stattfindet, wenn die Dokumente bereits vernichtet sind. Bisher gibt es keine Urteile, die Rechtssicherheit bieten.

Alternative Lösungsansätze?

Reduzierung der Anzahl der Belege, die in Papierform im Unternehmen eingehen. Gehen Sie auf alle Lieferanten und sonstige Unternehmen zu, die Ihnen Papierbelege senden. Stellen Sie die Versandart der Rechnung auf E-Mail oder Onlineportale um. Je geringer die Anzahl der Papierdokumente, desto weniger relevant ist die Alternative des Ersetzenden Scannens. Mit wenig Aufwand, kann hier viel erreicht werden.

Fazit

Erstmal: Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, ob es den Weg des Ersetzenden Scannens gehen möchte. Wir empfehlen unseren Kunden nur in Einzelfällen diesen Weg zu gehen. Das Ersetzende Scannen ist durch seine sehr hohen Anforderungen komplex und anspruchsvoll in der Umsetzung. Um Soft- und Hardware anzuschaffen und Mitarbeiter zu schulen, fallen bereits so hohe Kosten an, dass sich die Umsetzung im Verhältnis zu den sonst anfallenden Lagerkosten von Papierbelegen nicht lohnen. Weshalb wir auch vom aufwändigen Prozess des Ersetzenden Scannens abraten.

Nach dem Urteil des Finanzgerichts Münster (Urteil vom 29. April 2021, Az. 1 K 2214/17 E,G,U,F) ist diese Frage mit einem nein zu beantworten. Allerdings muss eine bestimmte Bedingung erfüllt sein. Die Belege müssen dafür in geordneter Form vorliegen.

Der Fall: Die Inhaberin eines Irish Pubs ermittelt ihren Gewinn durch Bilanzierung. Sie verwendet für die Erfassung ihrer Bareinnahmen eine elektronische Registrierkasse. Die ausgewiesenen Einnahmen ihres Z-Bons übertrug sie in eine Excel-Tabelle, um den täglichen Soll- und Ist-Bestand der Kasse abzugleichen. In dieser Tabelle wurden auch Einnahmen von Sonderveranstaltungen im Außenbereich erfasst, bei denen teilweise auf eine offene Ladenkasse zurückgegriffen wurde. Kassenberichte wurden darüber hinaus nicht erstellt.

Reaktion bei der Betriebsprüfung: die Verwendung der Excel-Tabelle wurde beanstandet, was zur Schätzung der Einnahmen führte (der Betrag: > 15.000 EUR). Grund: die Tabelle sei jederzeit änderbar und erfüllt somit nicht die Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung.

Das Urteil: Nachdem die Pubbesitzerin Klage einreichte, gab das Finanzgericht Münster ihrer Klage überwiegend statt. Es wurde entschieden, dass die Buchführung und die Aufzeichnungen für die offene Ladenkasse ordnungswidrig sind und zur Schätzung berechtigen, was aber nicht automatisch auch für das elektronische Kassensystem gilt.

Die Buchführung und die Aufzeichnungen der elektronischen Kassen seien nicht zu beanstanden, da durch die geordnete Ablage unveränderlicher Belege die Einnahmen und Ausgaben festgehalten werden können. Dass also für den täglichen Kassensturz eine Excel-Tabelle als Hilfsmittel hinzugezogen wird, widerspricht nicht den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung.

In der heutigen Zeit gewinnt die Digitalisierung immer mehr an Bedeutung. Aufgrund der Pandemie wird dies noch viel offensichtlicher. Der Bund unterstützt seit längerem Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse mit einer Beratungsförderung.

Dabei steht nicht selten die Digitalisierung und Vereinfachung bestehender Prozesse im Vordergrund. Im Rahmen dieser Beratungsleistung zur Prozessoptimierung können, im Zusammenhang mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation, bis zu 80 % der Beratungskosten gesenkt werden.

Unternehmen, die sich in Schwierigkeiten befinden oder über eine Neugründung nachdenken, können das Förderprogramm der BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) nutzen. Ferner besteht die Möglichkeit nach der Neugründung (von bis zu zwei Jahren) sowie für Bestandsunternehmen (ab dem dritten Jahr) die finanzielle Förderung in Anspruch zu nehmen.

Doch wie setzen sich die förderfähigen Beratungskosten (Bemessungsgrundlage) zusammen? Ausschlaggebend sind Standort, Größe und Alter des jeweiligen Unternehmens. Die mögliche Höhe der BAFA-Förderung (Tabelle) finden Sie hier.

Wenn Sie nicht sicher sind, wie eine staatliche Förderung für Ihr Unternehmen konkret aussehen kann, können Sie vorab eine kostenlose Förderpotentialeinschätzung durch uns durchführen lassen. Hier finden Sie weitere Informationen und Hilfen.

Warum muss ich als Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Das Bundesfinanzministerium schreibt seit 2014 vor, dass Unternehmen verpflichtet sind, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, wenn folgende Punkte zutreffend sind:

• Sie steuerpflichtig sind und

• Bilanzen oder Einnahmeüberschussrechnungen erstellen müssen und

• Ihre buchhalterischen Prozesse EDV-gestützt abbilden.

Die Unterteilung sieht folgendermaßen aus. Die Dokumentation teilt sich in eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation auf. In dieser Struktur muss unter anderem jedes Datenverarbeitungssystem übersichtlich dargestellt und gegliedert werden. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis eines jeden Datenverarbeitungsverfahrens müssen dokumentiert werden.

Die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit müssen demnach gewährleistet sein, sodass der/die zuständige Betriebsprüfer/in in angemessener Zeit die Geschäftsvorfälle und Lage des Unternehmens prüfen und verstehen kann. Sollte ein Unternehmen keine Verfahrensdokumentation vorweisen können, ist die Buchführung formell gesehen mangelhaft und es kann zur Schätzungsbefugnis und Verwerfung der Buchführung, hinsichtlich der Finanzbehörde kommen

Fazit

Zusammenfassend ist zu sagen, dass eine vollständige und aussagekräftige System- und Verfahrensdokumentation für nahezu jedes Unternehmen relevant und unerlässlich ist. Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist komplex und benötigt neben einem fachlichen Know-How Erfahrung und vor allem auch Zeit.

Das können Sie von uns erwarten

Wir unterstützen Sie gerne mit unserem Fachwissen und helfen Ihnen bei Ihrer innerbetrieblichen Prozessgestaltung bzw. der Optimierung Ihrer Strukturen und erstellen eine Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen sodass Sie schnell, sicher und professionell durch Ihre Betriebsprüfung gelangen.

Sie wollen mehr über die Fördermöglichkeiten und der Erstellung einer Verfahrensdokumentation erfahren? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Gesetzliche Grundlage für Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden zum einen im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und zum anderen steuerrechtlich in der Abgabeordnung (AO). Wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen, ist im HGB geregelt. Beispielsweise wird darin zwischen sechs und zehn Jahren entschieden. Für welche Art von Dokument welche Frist gilt, wird in der AO geregelt, falls das HGB darüber noch keine vollständige Aussage getroffen hat. In welcher Form bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen, also ob im Original, digital oder als Kopie, ist ebenfalls in der AO festgehalten.

Aufbewahrungsfristen einhalten

Wichtig ist, dass diese Aufbewahrungsfristen eingehalten werden, denn wenn das Finanzamt die Vorlage eines entsprechenden Papiers oder Daten fordern sollte, die nicht vorgelegt werden können, kann das Finanzamt die Steuern schätzen. Das kann zu einem erheblich höheren Steueraufkommen führen, als es eigentlich angefallen wäre. Zusätzlich sind Bußgelder, aufgrund der Pflichtverletzung der Aufbewahrung der Dokumente, keine Seltenheit. Es kann Sie sogar noch härter treffen. Wenn Ihnen zur Last gelegt wird, dass Sie bestimmte Unterlagen vorsätzlich vernichtet haben und diese in Zusammenhang mit einer Insolvenzstraftat gestellt wird, ist die Verletzung der Aufbewahrungspflicht ein Straftatbestand.

Sie wollen mehr über die Aufbewahrung von Belegen und mögliche Ausgestaltung Ihrer Prozesse wissen? Kommen Sie auf uns zu - wir beraten Sie gerne.

Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren:

• Alle steuerrelevanten Unterlagen, die nicht unter der Aufbewahrungsfrist für zehn Jahre genannt sind.
• Geschäftliche Korrespondenz, die entweder empfangen oder auch versendet wurde.

Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren:

• Buchungsbelege jeglicher Art
  - Rechnung
  - Gutschrift
  - Lohn- und Gehaltsabrechnung
  - Kassenbericht
  - Eigenbeleg
  - Reisekostenabrechnung
  - Steuerbescheid
  - Scheck
  - Gebühren- und Abgabenbescheid
  
• Auftragsdokumente
• Lieferscheine
• Lagerberichte
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Handelsbücher

Wann beginnt und wann endet die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende eines Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. die Bilanz oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Bei Geschäfts- oder Handelsbriefen zählt das Jahr des Zu- bzw. Abgangs und bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes.

Beispiel: Der Jahresabschluss des Jahres 2019 wurde erst im Juni 2020 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt somit erst am 31. Dezember 2020 und endet am 31. Dezember 2030. Die Unterlagen dürfen dadurch folglich erst ab dem 1. Januar 2021 vernichtet werden.

Was muss bei der Aufbewahrung von Dokumenten beachtet werden?

1. Lesbarkeit: Dabei ist vor allem darauf zu achten, dass die Dokumente, egal in welcher Form diese aufbewahrt werden, dauerhaft für die Zeit der Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Um das sicherzustellen, müssten beispielsweise Tankbelege, die auf Thermopapier gedruckt sind, kopiert werden und zusammen mit dem Originalbeleg aufbewahrt werden.
2. Strukturierte Ablage: Die abgelegten Dokumente müssen immer geordnet aufbewahrt werden. Das ermöglicht einem externen Dritten Betriebsprüfung in einem angemessenen zeitlichen Rahmen durchzuführen.
3. Aufbewahrung in Deutschland: Ihre Dokumente, egal ob digital oder analog, müssen in Deutschland aufbewahrt werden. Nur mit bestimmten Sondergenehmigungen des Finanzamtes ist es erlaubt, Dokumente außerhalb des Landes aufzubewahren, beispielsweise auf ausländischen Servern.
4. Schutz der Dokumente: Es müssen alle geeigneten Maßnahmen ergriffen werden, um Ihre Dokumente optimal schützen zu können. Dazu gehören Maßnahmen wie Einbruchsschutz, Brandschutz, Schutz vor Wasserschäden, redundante Speicherung, etc.

Wie sieht die Aufbewahrung von digitalen Dokumenten konkret aus? Wie kann das Ersetzende Scannen umgesetzt werden? Nähere Informationen dazu, finden Sie hier.