BFH-Urteil 2025: Warum die E-Mail-Archivierung in die Verfahrensdokumentation muss
Mit dem bahnbrechenden Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 30. April 2025 ist endgültig geklärt: E-Mails mit steuerlichem Bezug sind aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen. Unternehmen müssen diese im Rahmen von Betriebsprüfungen vorlegen können. Doch für uns bei der Easyway IT GmbH und unserem Service VerfahrensDoku24 kommt dieses Urteil nicht überraschend – wir haben schon immer betont, dass ein […]
Weihnachtsgeschäft auf Vollgas? Warum Prozesse & Verfahrensdokumentation jetzt über Erfolg entscheiden
Die Blätter fallen, die Tage werden kürzer – während sich andere auf die gemütliche Jahreszeit freuen, beginnt für viele Unternehmen der Ausnahmezustand: das Weihnachtsgeschäft! Gerade jetzt, wenn das gesamte Jahresergebnis auf dem Spiel steht, kann eine unsichtbare Gefahr massive Schäden anrichten: Unzureichende oder fehlende Verfahrensdokumentationen. Wer glaubt, dass Hektik das größte Problem der Hochsaison ist, […]
Früher an später denken: Prüfungssicherheit durch saubere Verfahrensdokumentation
Viele Unternehmer unterschätzen, wie wichtig eine frühzeitige und sorgfältige Dokumentation der internen Abläufe ist. Doch in einer von Digitalisierung geprägten Unternehmenswelt geht es längst nicht mehr nur darum, Belege abzuheften oder Checklisten zu sammeln. Wer vom Start weg seine Prozesse transparent und nachvollziehbar beschreibt, legt den Grundstein für dauerhafte Prüfungssicherheit, minimiert Risiken und sichert sich […]
Wer schreibt, der bleibt: Warum die Verfahrensdokumentation Unternehmen schützt
Im deutschen Mittelstand gibt es ein Sprichwort, das seit Generationen weitergegeben wird: „Wer schreibt, der bleibt“. Was früher für das Vertragswesen und geschäftliche Briefwechsel galt, hat heute vor allem in der digitalen Welt und im Kontext der Verfahrensdokumentation eine neue, entscheidende Bedeutung gewonnen. Wer seine Prozesse und Abläufe schriftlich dokumentiert, steht im Ernstfall besser da […]
Wird die Verfahrensdokumentation nur für das Finanzamt erstellt?
Viele Unternehmer stellen sich zu Beginn die Frage: Erstelle ich die Verfahrensdokumentation wirklich nur für das Finanzamt? Auf den ersten Blick mag es so erscheinen, als sei die Verfahrensdokumentation eine lästige Pflicht zur Erfüllung der Anforderungen der GoBD und somit einzig und allein für Betriebsprüfer gedacht. Doch tatsächlich umfasst ihr Nutzen weit mehr als bloß […]
Keine Verfahrensdokumentation aus Kostengründen? Das sind die Folgen!
Als Unternehmer steht man täglich vor Entscheidungen, wie und wo Geld sinnvoll investiert wird. Gerade bei scheinbar „bürokratischen“ Themen wie der Verfahrensdokumentation kommen oft Fragen auf: Kann ich mir diesen Aufwand nicht sparen? Ist es wirklich notwendig, Zeit und Geld zu investieren? Die einfache Antwort: Geld, das Sie heute bei der Verfahrensdokumentation sparen, kann Sie […]
Was ist eine Verfahrensdokumentation und warum ist sie unverzichtbar?
Jedes Unternehmen, das digitale Buchhaltungsprozesse nutzt – ob groß oder klein, ob Einzelunternehmer oder Konzern – ist von ihr betroffen: der Verfahrensdokumentation. Wer sie unterschätzt, riskiert langwierige Betriebsprüfungen, erhebliche Steuernachzahlungen oder sogar die Verwerfung der gesamten Buchführung. Doch was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation? Sie ist weit mehr als ein bürokratisches Feigenblatt! Die Verfahrensdokumentation beschreibt und […]
So revolutioniert die Verfahrensdokumentation das Onboarding neuer Mitarbeiter
Wer kennt es nicht: Der erste Arbeitstag, ein Berg an Informationen, fehlende Orientierung – und Unsicherheiten, die sich schnell auf die Motivation und Leistungsfähigkeit auswirken können. Gerade im Onboarding neuer Mitarbeiter gibt es unzählige Stolperfallen, die Unternehmen Zeit, Geld und Know-how kosten. Doch mit einer professionell erstellten Verfahrensdokumentation entfalten sich beim Mitarbeiter-Onboarding ungeahnte Mehrwerte – […]
Verfahrensdokumentation GoBD: Pflicht, Nutzen und die clevere Lösung
Eine schriftliche Verfahrensdokumentation – für viele Unternehmen klingt das nach einer lästigen Pflicht, die hauptsächlich bei Betriebsprüfungen relevant wird. Doch spätestens seit der maßgeblichen Neuregelung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) im Frühjahr 2024 ist klar: Wer seine steuerrelevanten Abläufe und die […]
Vor- und Nebensysteme sicher dokumentieren: So gelingt die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
Wer glaubt, dass die Verfahrensdokumentation sich allein auf die Buchhaltungssoftware beschränkt, irrt gewaltig. In nahezu jedem Unternehmen gibt es Vor- und Nebensysteme, die steuerrelevante Daten erfassen, verarbeiten oder weiterleiten – und genau diese Systeme sind aus Sicht der GoBD besonders prüfungsrelevant. Viele Unternehmen unterschätzen jedoch Aufwand und Bedeutung dieser Dokumentation und greifen auf Standardvorlagen oder […]