FAQs
Wird denn eine Verfahrensdokumentation wirklich benötigt?
Ja, laut den GoBD ist eine Verfahrensdokumentation ausdrücklich erforderlich. Die Finanzverwaltung stellt klar, dass steuerrelevante Prozesse nachvollziehbar und nachprüfbar dokumentiert sein müssen. Das „ob“ steht also außer Frage – es geht nur noch um das „wie“!
Der Steuerberater sagt, dass das in der Praxis nicht verlangt wird. Stimmt das?
Das mag auf den ersten Blick so wirken, aber: Die GoBD geben keine Wahlfreiheit – eine fehlende oder unzureichende Dokumentation ist ein formeller Mangel und kann im schlimmsten Fall zu Schätzungen durch die Finanzverwaltung führen. Es gibt zahlreiche Fälle, in denen Unternehmen bei Betriebsprüfungen genau aus diesem Grund Probleme bekommen haben. Steuerberater sind oft auf Buchhaltung und Steuererklärungen spezialisiert – das Thema Verfahrensdokumentation und digitale Prozesse wird häufig unterschätzt.
Warum braucht man eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation wird benötigt, um interne Unternehmensprozesse transparent darzustellen und zu dokumentieren. Das erwartet die Finanzbehörde, um im Falle einer Betriebsprüfung die internen Abläufe innerhalb kurzer Zeit nachvollziehen zu können. Vor allem beim Einsatz von Datenverarbeitungssystemen (Warenwirtschaft, CRM- oder ERP-System, Buchhaltung, etc.) spielt die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle. Darin laufen Prozesse ab, die von außen nicht so einfach nachvollziehbar sind. Mit Hilfe der Verfahrensdokumentation werden die Prozesse nachvollziehbar dargestellt und die Manipulation der Daten kann so möglichst ausgeschlossen werden.
Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?
Jedes steuerpflichtige Unternehmen, das Prozesse mit Hilfe von Datenverarbeitungssystemen abbildet, sollte eine Verfahrensdokumentation haben. Da nahezu kein Unternehmen mehr vollständig analog arbeitet, wird immer eine Verfahrensdokumentation benötigt.
Wer profitiert von der Verfahrensdokumentation?
Sie als Unternehmen profitieren von einer Verfahrensdokumentation. Zum einen vermeiden Sie Hinzuschätzungen bei der nächsten Betriebsprüfung, wenn Sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können. Zum anderen haben Sie durch die Verfahrensdokumentation eine detaillierte Prozessbeschreibung Ihres internen Vorgehens, um immer den Überblick über Ihre Abläufe zu behalten. Verantwortlichkeiten für einzelne Prozesse im Unternehmen sind klar geregelt. Damit kennt jeder Mitarbeitende seine genaue Aufgabe. Diese Prozessbeschreibungen dienen als Grundlage für die Optimierung und Erweiterung Ihrer internen Vorgehensweisen.
Was sind die Vorteile einer Verfahrensdokumentation?
Das Risiko für eine Hinzuschätzung bei einer Betriebsprüfung kann deutlich reduziert werden. Bei einer Betriebsprüfung erwartet die Finanzbehörde eine lückenlose Dokumentation der Prozesse, die mit der Buchhaltung in Verbindung stehen. Wenn Ihre Verfahrensdokumentation diese detailliert beschreibt, können auch ggf. aufgekommene Schwachstellen in Ihrer Buchhaltung leichter entschuldigt werden. Sie haben aber noch weitere Vorteile. Durch die dokumentierten Prozesse können neue Mitarbeiter schneller und einfacher eingelernt werden, Vertretungen einfacher gehandhabt werden und Sie haben eine vollständige Übersicht über die Ist-Prozesse Ihres Unternehmens.
Wo kann eine Verfahrensdokumentation helfen?
Eine Verfahrensdokumentation hilft jedem Unternehmen in einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörde und auch für die interne Strukturierung und Prozessgestaltung. Der Prozess der Erstellung einer Verfahrensdokumentation hilft Ihnen, überflüssige oder sehr komplexe Prozesse im Unternehmen aufzudecken und zu optimieren. Mit der Dokumentation Ihrer Prozesse wissen alle Mitarbeiter*innen genau Bescheid, wie einzelne Arbeitsschritte aussehen und können damit effizient arbeiten. Kommen Sie mit Hilfe der Verfahrensdokumentation reibungslos durch die nächste Betriebsprüfung.
Gibt es spezielle Branchen oder Berufszweige, die eine Verfahrensdokumentation benötigen?
Nein, die gibt es nicht. Alle Unternehmen jeglicher Branchen und Berufszweige sollten eine Verfahrensdokumentation erstellen (lassen) und bei einer Betriebsprüfung vorlegen können. Ganz besonders bargeldintensive Betriebe stehen im Fokus der Finanzbehörden. Das Vorlegen einer Verfahrensdokumentation im Rahmen einer Betriebsprüfung ist absolut wichtig und unumgänglich!
Die Prüfer sind überlastet und kontrollieren nur die Großen?
Das stimmt teilweise – aber es ist riskant, sich darauf zu verlassen: Prüfungen werden oft risikobasiert durchgeführt. Ein fehlendes Konzept kann den Verdacht auf mangelnde Ordnungsmäßigkeit erwecken. Gerade digitalisierte Prozesse stehen stärker im Fokus, weil sie manipulationsanfällig sein können. In manchen Bundesländern wird strenger geprüft als in anderen – das zeigt sich bei Kassenprüfungen und der Nutzung von Kassen-Nachschauen. Fazit: Warum also eine Verfahrensdokumentation?
- Rechtssicherheit und Vermeidung von Schätzungen
- Bessere Organisation und Transparenz der internen Abläufe
- Vorbereitung auf zukünftige Prüfungen (auch durch digitale Prozesse)
- Einhaltung der GoBD, die keine Wahlfreiheit lassen.
Warum sollte ich eine Verfahrensdokumentation mit Beratung erstellen lassen, anstatt sie selbst mit einer Software zu machen?
Das ist eine entscheidende Frage! Viele Unternehmer denken, dass eine Software sie entlastet – doch oft passiert das Gegenteil:
- Zeitfalle: Eine Software gibt vielleicht eine Struktur vor, aber sie kann nicht hinterfragen, anpassen oder optimieren. Der Unternehmer muss sich selbst durch alle Fragen und Formulare kämpfen, oft ohne zu wissen, was wirklich relevant ist.
- Fehlende Individualität: Jede Firma hat eigene Prozesse, IT-Systeme und Besonderheiten. Standardisierte Vorlagen können diese Komplexität nicht abbilden – das führt oft zu ungenauen oder lückenhaften Dokumentationen.
- Fehlendes Fachwissen: Eine Software liefert keine strategischen Empfehlungen, keine Optimierungsvorschläge und stellt keine kritischen Rückfragen, die das Unternehmen wirklich weiterbringen.
- Praktischer Nutzen fehlt: Eine gute Verfahrensdokumentation sollte nicht nur „für den Prüfer“ da sein, sondern auch das Unternehmen selbst strukturiert und Prozesse transparenter machen. Ohne Beratung bleibt es oft ein „Pflicht-Dokument“, das niemand nutzt.
➡ Die bessere Alternative: Mit professioneller Beratung wird eine passgenaue und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation erstellt – ohne Zeitverschwendung und Unsicherheiten. Der Unternehmer kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren, während ein Experte die Prozesse versteht, hinterfragt und dokumentiert. Und das auf Wunsch gerne gefördert durch das BAfA mit bis zu 80%
Was ist der Unterschied zwischen einer Verfahrensdokumentation und einer Prozessdokumentation?
Die Prozessdokumentation ist ein Teil der Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation ist in unterschiedliche Teile gegliedert. Ein Bereich ist die Dokumentation Ihrer internen Prozesse. Dabei sind die genauen Abläufe, die Verantwortlichkeiten und die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme relevant.
Reicht es aus, wenn man die Abläufe auf 1–2 Seiten skizziert?
Das ist ein Trugschluss. Die GoBD fordern eine strukturierte und vollständige Beschreibung von Datenverarbeitung, Belegflüssen und IT-Systemen. Eine kurze Skizze ist kein belastbares Konzept.
Verfahrensdokumentation erstellen: Wie geht das?
Eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, ist eine umfangreiche Aufgabe. Mit dem richtigen Know-how und einer strukturierten Vorgehensweise aber eine machbare Aufgabe. Ganz wichtig dabei ist, dass Sie das dokumentieren, was auch wirklich in Ihrem Unternehmen „gelebt“ wird. Eine Verfahrensdokumentation ist eine Dokumentation des Ist-Zustandes, nicht des Soll- oder Wunsch- Zustandes. In fünf Schritten kurz zusammengefasst finden Sie die Vorgehensweise für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für die Belegablage.
- Tragen Sie alle Prozesse zusammen, die für die Verfahrensdokumentation relevant sind. Berücksichtigt werden sollten dabei die Prozesse, die in Verbindung mit der Buchhaltung stehen. Von dem Belegeingang – Post im Briefkasten oder eingegangene E-Mail – bis hin zur Kontierung und der Übertragung der Belege in die Buchhaltung sind alle einzelnen Schritte relevant.
- Analysieren Sie die gesammelten Prozesse. Wie sehen die einzelnen Abläufe konkret aus? Wer hat welche Verantwortlichkeiten inne? Benennen Sie auch noch so kleine Details, wie bspw. die Ablageorte von Eingangsbelegen, Stempelaufdrucke, Mausklicks und Buttons in Anwendungen.
- Nennung Ihrer eingesetzten Datenverarbeitungssysteme. Dabei ist die Firma/der Hersteller, das Modell bzw. der Name der Softwarelösung bzw. der Hardware, der Versionsstand und individuelle Modifikationen, die für Ihr Unternehmen vorgenommen wurden, relevant.
- Prüfen Sie Ihre Schnittstellen. Zwischen welchen Systemen und Prozessen bestehen Zusammenhänge? Zwischen welchen Systemen werden Daten übertragen? Wie werden diese konkret übertragen (Format, Intervalle, etc.)?
- Implementieren Sie Kontrollmechanismen, um die Qualität Ihrer Prozesse sicherzustellen. Welche Kontrollmechanismen haben Sie bereits implementiert und wie sehen diese konkret aus? Wo gibt es hohe Risiken oder Schwachstellen? Legen Sie dafür neue Kontrollmechanismen fest und machen diese zum Standard in Ihrem Unternehmen.
Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?
Eine Verfahrensdokumentation ist mittlerweile Pflicht für jedes Unternehmen. Fehlt die Verfahrensdokumentation und kann ein Unternehmen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit seiner Prozesse nicht darlegen, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen, was zu erheblichen Nachzahlungen führen kann. Die Vorlage einer Verfahrensdokumentation wird immer häufiger im Rahmen einer Betriebsprüfung gefordert.
Vor allem für bargeldintensive Unternehmen ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation unumgänglich. Bereits 2013 wurde in einem Urteil des Bundesfinanzhofs entschieden, dass das Fehlen von Betriebsanleitungen und Programmänderungen einer Kasse einen formellen Mangel darstellt, welcher Hinzuschätzungen berechtigt. Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation in diesem Bereich ist dem gleichgestellt.
Wie umfangreich muss eine Verfahrensdokumentation sein?
Eine konkrete gesetzliche Vorgabe wie umfangreich eine Verfahrensdokumentation sein muss, gibt es nicht. Grundsätzlich gilt, die Verfahrensdokumentation muss verständlich und in angemessener Zeit nachvollziehbar sein für Dritte. Dabei zählt die Qualität und weniger die Quantität. Für kleine und mittlere Unternehmen sollte die Verfahrensdokumentation nicht umfangreicher als 35 Seiten sein. Klar strukturiert, wenig umschweifend, elementare Prozesse, Inhalte und Gegebenheiten beleuchten.
Sollte man bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation immer ehrlich sein?
Das bietet sich auf jeden Fall an. Die Verfahrensdokumentation dient einem Betriebsprüfer/einer Betriebsprüferin dazu, Ihre Prozesse nachzuvollziehen und nachzuprüfen. Entsprechen die Beschreibungen der Verfahrensdokumentation nicht den tatsächlichen Gegebenheiten im Unternehmen, wird das schnell auffallen und ein sehr schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweisen und Strukturen werfen. Seien Sie ehrlich und gewissenhaft in der Dokumentation Ihrer Prozesse. Hinterfragen Sie kritische Punkte rechtzeitig und erarbeiten Sie Lösungen für diese Bereiche und Prozesse. Wenn Sie im Rahmen der Betriebsprüfung zeigen, wie Sie auch mit kritischen Aspekten umgehen, ist das weitaus besser, wie wenn Sie in der Verfahrensdokumentation unehrlich sind.
Je umfangreicher die Verfahrensdokumentation desto besser?
Das gilt tatsächlich nicht. Einige Unternehmen setzen auf Quantität statt Qualität, das ist aber nicht, was ein Betriebsprüfer/eine Betriebsprüferin sehen möchte. Es kommt darauf an in der Verfahrensdokumentation alle relevanten Strukturen und Prozesse Ihres Unternehmens darzulegen. Beschreiben Sie diese konkret und ausreichend, seien Sie nicht umschweifend, sondern bringen Sie die Inhalte auf den Punkt. Je besser und zielgerichteter eine Verfahrensdokumentation geschrieben ist, desto einfacher hat es der Prüfer und desto reibungsloser wird die Prüfung in Ihrem Unternehmen ablaufen. Eine Verfahrensdokumentation für kleine und mittlere Unternehmen sollte 35 Seiten nicht überschreiten, um noch in angemessener Zeit nachvollziehbar zu sein.
Welche Verfahrensdokumentation ist die richtige für mich?
Jedes Unternehmen sollte eine Verfahrensdokumentation für die Belegablage haben. Das ist ein Bereich, der in jedem Unternehmen Teil der täglichen Arbeit ist, ganz unabhängig der Branche und der hauptsächlichen Unternehmenstätigkeit.
Sind Sie ein bargeldintensives Unternehmen und haben Sie ein Kassensystem im Einsatz, benötigen Sie auf jeden Fall auch eine Verfahrensdokumentation für die Kasse.
Möchten Sie im Rahmen der Digitalisierung Ihre Papierbelege vernichten, also das Ersetzende Scannen anwenden, benötigen Sie unbedingt eine Verfahrensdokumentation für das Ersetzende Scannen.
Wann braucht man eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation braucht jetzt und heute schon jedes Unternehmen in Deutschland. Besonders relevant wird diese, wenn sich die nächste Betriebsprüfung bei Ihnen ankündigt. In den meisten Fällen wird eine Verfahrensdokumentation durch den Betriebsprüfer/die Betriebsprüferin angefordert. Darüber hinaus bietet eine Verfahrensdokumentation die Möglichkeit die eigenen Prozesse ausführlich zu analysieren und effizienter zu machen. Reibungsloses ineinandergreifen Ihrer Prozesse und lückenlose Zusammenarbeit aller Mitarbeiter*innen – dafür benötigen Sie eine Verfahrensdokumentation.
Wer kann mir eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Unternehmen, die sich auf das Thema Verfahrensdokumentation spezialisiert haben, können in Zusammenarbeit mit Ihnen Ihre Verfahrensdokumentation erstellen. Finden Sie hierüber (Link zu Fragebogen) heraus, welches Unternehmen für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für Sie in Frage kommt.
Eine Verfahrensdokumentation selbst erstellen oder erstellen lassen?
Das kommt ganz auf Ihre zeitlichen Ressourcen, Ihr Know-how und Ihre Anforderungen an. Grundsätzlich empfiehlt sich, eine Verfahrensdokumentation durch einen Dritten erstellen zu lassen, da von außen ein neutraler Blick auf Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse geworfen werden kann, ganz ohne die typische Betriebsblindheit. Damit lassen sich Schwachstellen schneller erkennen und Optimierungspotenziale einfacher erarbeiten. Zusätzlich hat ein auf die Verfahrensdokumentation spezialisiertes Unternehmen das nötige Know-how, um die Verfahrensdokumentation für Sie umfangreich, professionell und sachverständig zu erstellen. Dabei können wertvolle Ressourcen in Ihrem Unternehmen eingespart werden.
Wird eine Verfahrensdokumentation rückwirkend erstellt?
Eine Verfahrensdokumentation kann immer nur für die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen erstellt werden. Die Verfahrensdokumentation muss unbedingt wahrheitsgetreu sein. Meist ist es nicht möglich, Prozesse, Systemabläufe und -versionen auch nachträglich über mehrere Jahre noch detail- und wahrheitsgetreu festzuhalten. Darum sollte eine Verfahrensdokumentation immer für die aktuellen Prozesse im Unternehmen erstellt werden.
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