Ist eine Exceldatei zur Kassenführung verwendbar? Auch ein wichtiges Thema bei der Verfahrensdokumentation.
Nach dem Urteil des Finanzgerichts Münster (Urteil vom 29. April 2021, Az. 1 K 2214/17 E,G,U,F) ist diese Frage mit einem nein zu beantworten. Allerdings muss eine bestimmte Bedingung erfüllt sein. Die Belege müssen dafür in geordneter Form vorliegen.
Der Fall: Die Inhaberin eines Irish Pubs ermittelt ihren Gewinn durch Bilanzierung. Sie verwendet für die Erfassung ihrer Bareinnahmen eine elektronische Registrierkasse. Die ausgewiesenen Einnahmen ihres Z-Bons übertrug sie in eine Excel-Tabelle, um den täglichen Soll- und Ist-Bestand der Kasse abzugleichen. In dieser Tabelle wurden auch Einnahmen von Sonderveranstaltungen im Außenbereich erfasst, bei denen teilweise auf eine offene Ladenkasse zurückgegriffen wurde. Kassenberichte wurden darüber hinaus nicht erstellt.
Reaktion bei der Betriebsprüfung: die Verwendung der Excel-Tabelle wurde beanstandet, was zur Schätzung der Einnahmen führte (der Betrag: > 15.000 EUR). Grund: die Tabelle sei jederzeit änderbar und erfüllt somit nicht die Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung.
Das Urteil: Nachdem die Pubbesitzerin Klage einreichte, gab das Finanzgericht Münster ihrer Klage überwiegend statt. Es wurde entschieden, dass die Buchführung und die Aufzeichnungen für die offene Ladenkasse ordnungswidrig sind und zur Schätzung berechtigen, was aber nicht automatisch auch für das elektronische Kassensystem gilt.
Die Buchführung und die Aufzeichnungen der elektronischen Kassen seien nicht zu beanstanden, da durch die geordnete Ablage unveränderlicher Belege die Einnahmen und Ausgaben festgehalten werden können. Dass also für den täglichen Kassensturz eine Excel-Tabelle als Hilfsmittel hinzugezogen wird, widerspricht nicht den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung.
