Die neuen gesetzlichen Anforderungen – E-Rechnungspflicht und Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ab 2025 – stellen Sie als Unternehmer nicht nur vor neue Herausforderungen. Beide Regelungen verlangen unbedingt auch präzise dokumentierte Prozesse. Stichwort: Versionierung der vorliegenden Verfahrensdokumentation.
Darum ist jetzt Handeln angesagt:
Unternehmen müssen alle elektronischen Kassensysteme sowie Softwarelösungen zur Rechnungsabwicklung erfassen, Prozesse vom Rechnungsversand bis zur Datensicherung beschreiben und in einer Verfahrensdokumentation dokumentieren. Zur bisherigen Verfahrensdokumentation ist zeitnah eine aktualisierte Fassung (Versionierung) zu erstellen. Denn nur eine umfassende Verfahrensdokumentation schützt vor Nachforderungen und ist für eine Betriebsprüfungsvorbereitung unverzichtbar.
Warum Sie Ihre Verfahrensdokumentation jetzt versionieren sollten
1. Ihre Prozesse sind frisch dokumentiert
Gerade nach der erstmaligen Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation sind alle relevanten Prozesse aktuell erfasst. Dies bietet die beste Ausgangslage für eine GoBD-konforme Versionierung, ohne später mühsam nachträglich Änderungen rekonstruieren zu müssen.
2. Alle Abteilungen sind involviert
Während der Implementierung neuer Systeme sind alle relevanten Abteilungen aktiv eingebunden. Dies erleichtert die Abstimmung und sichert eine vollständige und präzise Dokumentation. Später fehlen oft Details oder Verantwortliche wechseln, was die Versionierung erschwert.
3. Einfallstor für Betriebsprüfer schließen
Eine nicht aktualisierte Verfahrensdokumentation kann bei einer Betriebsprüfung zum Problem werden. Fehlende oder nicht versionierte Anpassungen an Ihre digitalen Kassensysteme oder Rechnungsprozesse könnten als formelle Mängel gewertet werden. Dies birgt das Risiko von Hinzuschätzungen und Sanktionen.
Gemäß GoBD (Rz. 152-154) ist die Versionierung Ihrer Verfahrensdokumentation essenziell: „Alle Änderungen und Versionen der Verfahrensdokumentation sind nachvollziehbar zu dokumentieren und aufzubewahren.“ Die GoBD fordert damit eine nachvollziehbare Historie, die dokumentiert, wann und warum Prozesse geändert wurden.
