GoBD & Verfahrensdokumentation
Seit 2014 Pflicht für Unternehmen
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sind seit 2014 verbindlich. Betriebsprüfer kontrollieren, ob diese eingehalten werden.
Warum ist das wichtig?
Eine Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass Ihre Buchhaltung nachvollziehbar und prüfungssicher bleibt. Ohne sie drohen Nachzahlungen und rechtliche Probleme.
Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit
Was verlangt die GoBD konkret?
„Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.“ (GoBD Punkt 3.1)
Die Rahmenbedingungen einer Verfahrensdokumentation:
- Vollständig & lückenlos
- Jederzeit griffbereit & aktuell
- Historisch nachvollziehbar
- Fristgemäß aufzubewahren
Ihre Prozesse müssen prüfbar sein
– in beide Richtungen:
- Progressiv: Vom Beleg zur Bilanz
- Retrograd: Von der Bilanz zurück zum Beleg
Prozessketten
Welche Prozesse & Systeme sind betroffen?
Um den Vorgaben der Betriebsprüfer gerecht zu werden, wird in der Verfahrensdokumentation die gesamte Prozesskette beschrieben.
Prozesse
- Prozesse und Systeme
- sämtliche vorgelagerte Prozesse und Systeme
- sämtliche nachgelagerte Prozesse und Systeme
Beispiele für Systeme
- Warenwirtschaftssysteme
- Finanzbuchhaltung
- E-Commerce-Lösungen
- Dokumentenmanagement
Vorteile einer Verfahrensdokumentation:
Nachweispflicht & Rechtssicherheit
Mit einer Verfahrensdokumentation gewährleisten Sie, dass Ihre Prozesse jederzeit den rechtlichen Anforderungen entsprechen und Prüfungen problemlos bestehen.
Effizientere Abläufe im Unternehmen
Eine klare Dokumentation hilft Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Fehlerquellen zu minimieren, was Zeit und Kosten spart.
Transparenz und Kontrolle über Prozesse
Durch die nachvollziehbare Beschreibung von Abläufen, Zuständigkeiten und Systemen in der elektronischen Buchführung können sowohl interne Mitarbeitende als auch externe Prüfende jederzeit die Ordnungsmäßigkeit und Unveränderbarkeit der Daten prüfen.
💡 Fazit: Eine Verfahrensdokumentation ist nicht nur für das Finanzamt wichtig – sie hilft auch Ihnen, Ihr Unternehmen effizienter und sicherer zu führen.
Verfahrensdokumentation = Mehrwertdokumentation