GoBD - Was Sie darüber wissen sollten
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Gilt seit 2014.
Seit 2014 gilt für die obersten Finanzbehörden der Länder die Anwendung dieser Grundsätze. Betriebsprüfer sind somit im Rahmen einer Betriebsprüfung dazu verpflichtet zu überprüfen, ob diese Grundsätze eingehalten werden.
Grundsatz der Nachvollziehbarkeit
Ein wichtiger Punkt der GoBD ist der Punkt 3.1 – der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§145 Absatz 1 AO, §238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB). Der darin beschriebene Absatz 3 fasst übergeordnet die Anforderungen an eine Buchführung zusammen:
"Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lager des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in der Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarbkeit).
Die Verfahrensdokumentation muss für jedes Unternehmen individuell erstellt werden.
Das ist abhängig von den genutzten Prozessen, den eingesetzten DV-Systemen, der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur des Unternehmens. Lediglich die Rahmenbedingungen, die für eine Verfahrensdokumentation gelten, sind vorgeschrieben.
Rahmenbedingungen
- Vollständig & lückenlos
- Für Dritte nachvollziehbar & in angemessener Zeit nachprüfbar
- Jederzeit griffbereit
- Laufend aktualisiert & historisch nachvollziehbar
- Fristgemäß aufzubewahren
Um den Vorgaben der Betriebsprüfer gerecht zu werden, wird in der Verfahrensdokumentation die gesamte Prozesskette beschrieben.
Wer nun seine internen Prozesse in Bezug auf die Buchhaltung genauer betrachtet, bemerkt, dass viele sehr komplex sind und ohne eine solche Verfahrensdokumentation, die detailliert dokumentiert was, wann, mit welchen Daten, durch wen, in welchem System passiert, eine genaue Nachvollziehbarkeit nicht nur für den Betriebsprüfer, sondern auch für das Unternehmen selbst, nur sehr schwer möglich ist. Eine Verfahrensdokumentation bietet die Möglichkeit eigene Abläufe genauer zu beleuchten und um festzustellen, wie gut, effizient und sinnvoll diese sind. Wenn Sie das wissen, können Sie Ihre Prozesse stetig verbessern. Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation wird also dringend empfohlen.
„Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1), […]“
GoBD Punkt 3.1 Absatz 5
Welche Prozesse und Systeme sind betroffen?
Finanzbuchhaltung
sämtliche vorgelagerte Prozesse und Systeme
sämtliche nachgelagerte Prozesse und Systeme
Um im Falle einer Betriebsprüfung möglichst nicht auf Ungereimtheiten zu stoßen, ist eine Verfahrensdokumentation von großem Vorteil. Betriebsprüfer erwarten bereits jetzt eine Verfahrensdokumentation, um Ihre Prozesse und Vorgehensweisen zu verstehen.
Was sind vor- oder nachgelagerte Prozesse und Systeme?
Warenwirtschaftssysteme
E-Commerce-Lösungen
Dokumentenmanagement
Diese Prozesse müssen nachvollziehbar sein und das progressiv und retrograd. Progressiv bedeutet dabei vom (E-)Beleg zur (E-)Bilanz und retrograd von der (E-)Bilanz zum (E-)Beleg.
Aber nicht nur aufgrund von GoBD ist es unverzichtbar eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, auch um selbst ausreichend Überblick über die Vorgehensweisen und Prozessabläufe im eigenen Unternehmen zu haben und um möglichst effizient zu arbeiten. Eine Verfahrensdokumentation bedarf zwar zuerst einiger Arbeit und auch Kosten, allerdings ist der daraus entstehende Mehrwert unverzichtbar.