Verfahrensdokumentation für die Gastronomie
Die Finanzverwaltung hat ein besonderes Auge auf alle bargeldintensiven Geschäfte gelegt. Dazu zählt besonders die Gastronomie, da hier drohende Steuerausfälle vermutet werden.
Was kann in der Gastronomie im Rahmen einer Betriebsprüfung geprüft werden?
Im Rahmen einer Betriebsprüfung in der Gastronomie stehen die Kassensysteme ganz oben auf der Liste des Prüfers. Des Weiteren werden Kassenbücher, Tageseinnahmen und Roh- und Reingewinne geprüft. In der Regel werden auch Ihre eingekauften Waren den tatsächlich verkauften Waren gegenübergestellt. Wenn Unstimmigkeiten bei der Betriebsprüfung auftreten, sind Sie in der Pflicht darzulegen, aus welchen Gründen es zu Differenzen gekommen ist. Beispielsweise wenn Sie Waren auf Grund des Verfallsdatums vernichtet haben.
Eine Verfahrensdokumentation für die Gastronomie ist deshalb nicht nur in Hinsicht einer eventuellen steuerlichen Betriebsprüfung zu empfehlen, sondern gerade in Fällen einer unangemeldeten Kassen-Nachschau, die es seit 2018 vermehrt geben kann.
Was passiert bei Unstimmigkeiten in der Betriebsprüfung in der Gastronomie?
Wenn zu Mängeln auch noch eine fehlende Verfahrensdokumentation hinzukommt, dann kann es schnell zu Hinzuschätzungen von bis zu 10% des Jahresumsatzes kommen. Das Risiko kann mit der Erstellung einer umfassenden Verfahrensdokumentation und einer eventuell notwendigen Prozessoptimierung gemäß GoBD vermieden werden.
Im Falle einer Prüfung haben Sie als Steuerpflichtiger eine aktive Mitwirkungspflicht und müssen für den Prüfzeitraum, der mehrere Jahre betragen kann, genaue nachweisen, wie Ihre buchhalterischen Prozesse im Gastronomiegewerbe ablaufen. Sie sind in der Bringpflicht und nicht umgekehrt.
Aus welchen Gründen kann es zur Verwerfung der Buchführung kommen?
- Falscher Kassenbestand
- Nicht erfasste Umsätze
- Falsche Bestände
- Mängel in der Buchhaltung
Wie schützt Sie eine Verfahrensdokumentation?
Mit einer Verfahrensdokumentation für Ihre Gastronomie, in der alle Prozesse und auch das Interne Kontrollsystem (IKS) beschrieben wird, sind Sie im Falle einer Prüfung gut vorbereitet. Wichtig hierbei ist, dass die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse und im IKS auch genau so gelebt werden. Im Falle von Prozessanpassungen müssen diese ebenfalls in der Verfahrensdokumentation hinterlegt werden, mit einer jährlichen Versionierung.
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