Eine effektive E-Mail-Archivierung gehört zu den zentralen Elementen eines modernen Informationsmanagements. Die Anforderungen sind vielfältig:
- Automatische Kategorisierung: E-Mails werden nach vordefinierten Kriterien organisiert.
- Fortgeschrittene Suchfunktionen: Schnelles Auffinden relevanter Informationen.
- Sichere Speicherung: Integrität und Vertraulichkeit bleiben gewährleistet.
- Effizientes Speicherplatz-Management: Alte E-Mails werden ausgelagert, um IT-Ressourcen zu schonen.
Diese Systeme helfen nicht nur, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern senken gleichzeitig IT-Kosten und verbessern die organisatorische Effizienz.
GoBD: Diese Grundsätze zur E-Mail-Archivierung gelten
E-Mails mit geschäftlichem oder steuerlichem Bezug unterliegen besonderen Archivierungspflichten. Folgende Grundsätze müssen eingehalten werden:
- Vollständigkeit: Alle relevanten E-Mails müssen archiviert werden.
- Unveränderlichkeit: Archivierte E-Mails dürfen nicht verändert werden.
- Nachvollziehbarkeit: Der gesamte Archivierungsprozess muss dokumentiert sein.
- Ordentlichkeit und Übertragbarkeit: Die Daten müssen klar strukturiert und leicht zugänglich sein.
Abhängig von der Art der Dokumente gelten Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren. Grundlage dafür bilden das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die GoBD.
Revolution in der Cloud: E-Mail-Archivierung war noch nie so einfach und sicher!
Die Einführung von Cloud-Technologien hat die E-Mail-Archivierung revolutioniert. Cloud-basierte Systeme bieten:
- Skalierbarkeit: Speicherplatz kann flexibel angepasst werden.
- Kosteneffizienz: Keine Investitionen in teure Hardware erforderlich.
- Mobilität: Zugriff auf archivierte E-Mails von überall mit Internetverbindung.
Cloud-Lösungen bieten zusätzliche Sicherheit, da Daten außerhalb der eigenen Infrastruktur gespeichert werden und vor lokalen Katastrophen geschützt sind.
Diese erweiterten Sicherheitsmaßnahmen bieten Cloud-Anbieter
Moderne Cloud-Anbieter setzen auf höchste Sicherheitsstandards:
- Verschlüsselung: Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt.
- Regelmäßige Sicherheitsaudits: Kontinuierliche Überprüfung der Systeme.
- Compliance: Einhaltung internationaler Standards wie ISO 27001.
Diese Maßnahmen garantieren, dass Ihre Daten nicht nur sicher, sondern auch gesetzeskonform archiviert sind.
Unsere Einschätzung
Cloudbasierte E-Mail-Archivierungssysteme sind heute leistungsfähiger, denn je und bieten flexible Lösungen für Unternehmen jeder Größe. Sie ermöglichen es kleinen und mittleren Unternehmen, von professionellen Sicherheits- und Speicherlösungen zu profitieren, ohne große Investitionen in eigene Hardware.
Wir empfehlen dringend, sich mit der rechtssicheren E-Mail-Archivierung zu beschäftigen. Wir unterstützen Sie gerne bei der Beratung, Auswahl oder der Implementierung eines geeigneten Programms.
